La piattaforma per governare le attività di esternalizzazione delle funzioni aziendali
La piattaforma IMC – FEI supporta le Banche e gli intermediari finanziari nel governare in modo digitale il processo di Gestione delle Esternalizzazioni, secondo le indicazioni di EBA e Banca d’Italia.
Tutti gli attori coinvolti nel processo di esternalizzazione potranno collaborare in un unico ambiente integrato: Procurement, Compliance, Risk Management, ICT, Legal e DPO.
Il processo potrà essere gestito a partire dalla richiesta di fornitura. I diversi attori saranno coinvolti ognuno per la propria parte di competenza nella valutazione della richiesta del fornitore del servizio, nella definizione del contatto e nelle successive fasi di monitoraggio e di tenuta e aggiornamento del registro.
La piattaforma è modulare, aperta, flessibile.
Una nuova esperienza nella Gestione delle esternalizzazioni, uno strumento innovativo per la Governance responsabile e trasparente.
IMC - FEI
Come governare le esternalizzazioni in modo integrato?
Scopri come possiamo aiutarti dalla richiesta alla registrazione del contratto, dal monitoraggio periodico, al registro FEI.
19 aprile ore 12 -13
Cosa è possibile fare con la Piattaforma FEI
- Gestire la pratica della richiesta di esternalizzazione effettuando la verifica dei criteri di essenzialità rispetto alla richiesta di fornitura in corso.
- Strutturare il workflow del processo decisionale per esternalizzare le funzioni aziendali coinvolgendo le strutture organizzative preposte anticipando l’analisi dei rischi operativi e di compliance (Business Continuity, Exit Strategy, DPO)
- Raccogliere e verificare il possesso di tutti i documenti e prerequisiti necessari anche per fornitori già censiti nell'Albo Fornitori (solidità finanziaria, referenze, certificazioni, ecc), integrandosi con le piattaforme specifiche di gestione dei fornitori
- Registrare il contratto di esternalizzazione con i relativi SLA e schedulare il processo di monitoraggio e verifica dei servizi svolti dall’outsourcer coinvolgendo i referenti preposti.
- Configurare gruppi di utenti che partecipano attivamente al processo di valutazione della richiesta di esternalizzazione
- Visualizzare lo stato di avanzamento del processo di esternalizzazione rispetto alle attività assegnate alle strutture organizzative competenti, in particolare le funzioni di controllo, il legale, ICT e il procurement.
- Raccogliere e rendere disponibili e consultabili in un unico repository le informazioni chiave e la documentazione della funzione esternalizzata (servizio, fornitore, contratto, valutazione dei rischi, pareri della compliance, ICT, DPO, valutazione periodica delle performance del fornitore, ecc)
- Generare ed esportare il registro delle esternalizzazioni e degli outsourcers secondo i requisiti del regolatore (EBA / Banca d’Italia)
- Monitorare il processo di gestione delle FEI a 360° attraverso il reporting analitico e di sintesi delle attività.
- Governare il processo di valutazione sistematica e schedulata delle FEI
FAQ FEI
Secondo la definizione ufficiale è ’un accordo di qualsiasi forma tra un ente, un istituto di pagamento o un istituto di moneta elettronica e un fornitore di servizi, in base al quale quest’ultimo svolge un processo, un servizio o un’attività che sarebbe altrimenti svolto/a dall’ente, dall’istituto di pagamento o dall’istituto di moneta elettronica stesso.
FEI sta per Funzioni Essenziali o Importanti
Attualmente è il provvedimento datato 31 maggio 2023 della Banca d’Italia che, recependo gli orientamenti dell’Autorità bancaria Europea, ha emanato le nuove disposizioni sulla segnalazione in materia di esternalizzazione di funzioni aziendali per gli intermediari vigilati.
Gli orientamenti definiscono la posizione dell’ABE in merito alle prassi di vigilanza adeguate all’interno del Sistema europeo di vigilanza finanziaria o alle modalità di applicazione del diritto dell’Unione in un particolare settore. Si tratta di linee guida che specificano i compiti delle autorità competenti per la vigilanza sui contratti di esternalizzazione. Sono stati recepiti dal Provvedimento della Banca d’Italia del 31 maggio 2023.
E’ stato introdotto l’obbligo di una segnalazione in materia di esternalizzazione di funzioni aziendali per gli intermediari vigilati. La segnalazione ha l’obiettivo di raccogliere informazioni sui contratti di esternalizzazione degli intermediari vigilati, sui fornitori e subfornitori di servizi, nonché sulla tipologia di funzioni esternalizzate. Le informazioni sono funzionali all’attività di vigilanza. L’inoltro dei flussi informativi da parte degli intermediari vigilati alla Banca d’Italia ha periodicità annuale.
Sono tenuti la maggior parte degli intermediari finanziari su base individuale e consolidata. In pratica, sono esclusi gli intermediari che appartengono a Gruppi Bancari vigilati dalla BCE.
Tra le modifiche introdotte da Banca d’Italia per adeguarsi agli Orientamenti EBA c’è l’obbligo di tenuta del Registro delle esternalizzazioni, che va tenuto costantemente aggiornato e soddisfare un set di informazioni minime abbastanza articolate e precise, che faranno anche parte del reporting con le segnalazioni.
FOI sta per funzione operativa importante. Un tempo FOI e FEI erano concetti distinti ma oggi convergono, ai fini della disciplina delle esternalizzazioni si parla generalmente di FEI
