L’outsourcing bancario, ovvero l’esternalizzazione di funzioni e servizi a fornitori terzi, è una pratica sempre più diffusa nel settore finanziario. Questa strategia permette alle banche di ottimizzare i costi, accedere a competenze specializzate e migliorare l’efficienza operativa. Tuttavia, comporta anche una serie di rischi che devono essere attentamente gestiti. In questo articolo, esploreremo i benefici e i rischi dell’outsourcing bancario, con un focus particolare su Governance, Risk Management & Compliance (GRC) e gli aspetti legati all’Environmental, Social, and Governance (ESG).
Premessa: temi chiave nella gestione delle esternalizzazioni bancarie
Nella gestione delle esternalizzazioni bancarie, la valutazione dei rischi è sicuramente il tema centrale: è necessario identificare i rischi associati ai fornitori esterni, i rischi operativi, reputazionali, quelli legali e di sicurezza informatica.
È essenziale valutare anche l’analisi del rischio di concentrazione, ovvero il rischio derivante dall’affidarsi a un numero limitato di fornitori.
In tale processo si inquadra la due diligence approfondita, cruciale per valutare la capacità dei fornitori di soddisfare i requisiti bancari in termini di adeguatezza, qualità, sicurezza e conformità normativa.
A seguito di queste preventive valutazioni, si passa alle fasi di contrattualizzazione e di monitoraggio.
La contrattualizzazione richiede la redazione di contratti dettagliati che stabiliscano chiaramente le responsabilità, gli SLA (Service Level Agreement), i KPI (Key Performance Indicators) e le clausole di risoluzione, inclusi aspetti di conformità alle normative, audit e controllo.
È necessario introdurre dei sistemi di monitoraggio continuo per valutare le performance dei fornitori e garantire il rispetto dei termini contrattuali, con la conduzione di audit periodici per verificare la conformità e identificare eventuali problematiche. A tal fine, è consigliabile creare anche una precisa struttura per la governance delle esternalizzazioni, con ruoli e responsabilità chiari e politiche e procedure interne definite.
I servizi o le funzioni esternalizzate devono essere conformi alle normative locali e internazionali (compliance), come GDPR, Basel III, e altre regolamentazioni specifiche del settore finanziario. È essenziale la comunicazione con le autorità di vigilanza oltre che obbligatorio il Reporting periodico nel rispetto delle linee guida emesse da enti regolatori come l’Autorità Bancaria Europea (EBA).
La pianificazione di strategie di business continuity e disaster recovery in caso di indisponibilità del fornitore esterno è indispensabile, così come la verifica delle capacità dei fornitori di supportare la continuità operativa in situazioni di emergenza.
Benefici dell’Outsourcing Bancario
Come si accennava nell’introduzione, le esternalizzazioni si sono diffuse e vengono utilizzate perché portano indubbi vantaggi alle organizzazioni, quantificabili come benefici economici o di altra natura.
1. Riduzione dei Costi: esternalizzare funzioni non core può ridurre significativamente i costi operativi, permettendo alle banche di concentrare le risorse interne sulle attività principali.
2. Accesso a Competenze Specializzate: collaborare con fornitori esterni adeguati offre accesso a tecnologie avanzate e competenze specifiche che potrebbero non essere disponibili internamente.
3. Flessibilità Operativa: l’outsourcing consente alle banche di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato, scalando le operazioni in base alle esigenze.
4. Miglioramento della Qualità: fornitori specializzati possono offrire servizi di alta qualità grazie alla loro esperienza e focus specifico.
Rischi dell’Outsourcing Bancario: esempi
Naturalmente, l’outsourcing espone l’organizzazione a rischi legati fondamentalmente alla qualità del fornitore esterno: per dirla in termini informatici, se il fornitore ha dei propri ‘bug’ essi potrebbero facilmente contagiare la banca che si avvale di quel fornitore.
Per questo motivo è necessaria e propedeutica una approfondita due diligence sui fornitori e puntuale valutazione dei rischi; ma anche un monitoraggio continuo e una policy di intervento nel caso qualche rischio si verifichi effettivamente (business continuity e disaster recovery)
Generalmente i rischi più frequenti sono operativi.
Ne sono un esempio le interruzioni del servizio: se una banca esternalizza il suo sistema di pagamento a un fornitore e questo fornitore subisce un’interruzione di rete o un guasto del sistema, la banca potrebbe non essere in grado di elaborare transazioni finanziarie, causando disagi ai clienti e perdite finanziarie.
Non vanno sottovalutati i rischi reputazionali, cioè l’eventualità che i disguidi del fornitore terzo si ripercuota sulla reputazione della banca, soprattutto se coinvolgono la gestione dei dati dei clienti. Per esempio, se l’outsourcing delega il servizio clienti a un call center e questo non riesce a rispondere tempestivamente alle chiamate o fornisce informazioni errate, la soddisfazione dei clienti ne risentirebbe, danneggiando la reputazione della banca.
Una causa elevata di rischio è purtroppo oggi costituito dalla sicurezza informatica: se una banca affida la gestione dei dati dei clienti a un fornitore di servizi cloud e quest’ultimo subisce una violazione della sicurezza, i dati sensibili dei clienti potrebbero essere compromessi. Questo, non solo causa problemi di conformità normativa (come le violazioni del GDPR), ma può anche portare a perdite finanziarie e danni reputazionali.
Un altro ambito, molto delicato per le istituzioni bancarie è quello della conformità normativa: le banche devono garantire che i fornitori esterni rispettino tutte le normative vigenti, come il GDPR per la protezione dei dati e le linee guida dell’Autorità Bancaria Europea (EBA). Per la configurazione che può assumere oggi il business bancario, sempre più transnazionale, il tema compliance è meno banale di quanto si può pensare. Poniamo caso che una banca esternalizzi la gestione delle operazioni finanziarie a un fornitore in un’altra giurisdizione: ci potrebbe essere il rischio che il fornitore non rispetti le normative locali o internazionali. Questo può comportare impatti legali e sanzioni per la banca.
I rischi dell’outsourcing non finiscono qui, possono variare al variare delle circostanze e dei soggetti coinvolti. Come precedentemente accennato, la valutazione nel concreto dei rischi (cioè non sulla carta, ma valutata nei casi specifici) è il primo passo per una corretta ed efficacie gestione delle esternalizzazioni.
Normative rilevanti
L’outsourcing nel settore finanziario è regolato da varie normative che mirano a garantire la sicurezza, la qualità e la conformità dei servizi o delle funzioni esternalizzate. Alcune delle normative chiave includono le EBA Guidelines on Outsourcing Arrangements (linee guida dell’EBA forniscono un quadro per la gestione delle attività esternalizzate, focalizzandosi su aspetti di governance, gestione del rischio e sicurezza informatica); e il General Data Protection Regulation (GDPR), che impone alle banche di garantire la protezione dei dati personali anche quando vengono trattati da fornitori esterni.
Ma la principale normativa di riferimento è certamente il provvedimento datato 31 maggio 2023 della Banca d’Italia che, recependo gli orientamenti dell’Autorità bancaria europea, ha emanato le nuove disposizioni sulla segnalazione in materia di esternalizzazione di funzioni aziendali importanti (FEI) per gli intermediari vigilati.
GRC e outsourcing bancario
Per tutti gli aspetti che abbiamo fin qui indicato, la gestione delle esternalizzazioni in ambito bancario è legata a doppio filo alla GRC, Governance, Risk e Compliance.
Sotto un primo aspetto, ricade nelle materie di cui si occupa la policy GRC aziendale; sotto un secondo aspetto, può essa stessa giovarsi di un approccio GRC nella sua implementazione. Infatti, è fondamentale che le banche stabiliscano una chiara struttura di governance per la gestione dell’outsourcing, definendo ruoli e responsabilità specifici. E’ poi necessario implementare processi di due diligence per valutare i rischi associati ai fornitori e monitorarli continuamente (risk management).
Infine, è essenziale garantire che tutte le attività esternalizzate siano conformi alle normative applicabili (Compliance) includendo clausole contrattuali che permettano audit regolari e verifiche di conformità.
ESG e outsourcing Bancario
Così inquadrata, la gestione delle esternalizzazioni non può che andare a sposare anche i criteri ESG (Environmental, Social, and Governance), anche qui con un legame a doppio filo. Oltre a rientrare nelle policy di Governance, la gestione delle esternalizzazioni permette alle banche di valutare i propri fornitori anche sotto aspetti come l’impatto ambientale e sociale, e assicurarsi che essi rispettino standard etici elevati. Questo non solo riduce i rischi reputazionali, ma contribuisce anche alla sostenibilità a lungo termine del settore finanziario.
In conclusione, l’outsourcing bancario offre numerosi benefici, ma comporta anche rischi significativi che richiedono una gestione attenta. Integrando pratiche solide di GRC e criteri ESG nelle strategie di outsourcing, le banche possono ottimizzare le operazioni, ridurre i rischi e contribuire a una maggiore sostenibilità a lungo termine.
